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Elektronischer Geschäftsverkehr im Mittelstand. Ein Praxisbeispiel von der Planung bis zur Investition Ein Praxisbeispiel von der Planung bis zur Investition von Bümann, Robert (eBook)

  • Verlag: Diplomica
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Elektronischer Geschäftsverkehr im Mittelstand. Ein Praxisbeispiel von der Planung bis zur Investition

Die Beschaffungsabteilung der Firma MEF, eines mittelständischen Anlagenbauers, wird täglich mit einem sehr umfangreichen Materialstamm konfrontiert. Das Anlegen und Pflegen der Daten verursachen einen sehr großen Zeitaufwand. Oft überschreiten die Beschaffungskosten von C-Teilen den Materialwert.

Die Informationsversorgung der Mitarbeiter und die einzelnen Geschäftsfälle erzeugen eine erhebliche Menge an bedrucktem Papier (Bestellungen, Angebote, Auftragsbestätigungen, Rechnungen). Andererseits nehmen elektronische Informations- und Kommunikationstechnologien zunehmend Einfluss auf die Beschaffungsstrategien von Unternehmen. Sogenannte EDI-Lösungen (Electonic Data Interchange) automatisieren schon heute Schnittstellenprozesse in großen Unternehmen. Die vorliegende Arbeit prüft, inwieweit EDI die Beschaffungsprozesse der Firma MEF optimieren kann und welche Waren und Lieferanten dafür in Frage kommen. Dabei bezieht sie sowohl technische Gesichtspunkte als auch betriebswirtschaftliche Nutzenpotentiale mit ein.

Der erste Teil vermittelt ein Grundverständnis über Technologien und Basisfunktionen bei der elektronischen Geschäftsabwicklung, Sicherheitsaspekte, Standards zum Datenaustausch und bereits vorherrschende Lösungen zur Unternehmensintegration.

Der zweite Teil befasst sich mit der Rationalisierung der Beschaffungsprozesse in der Firma MEF. Eigens entwickelte Methoden zur Katalogmaterial-Identifikation, zur Lieferantenkonsolidierung und zur Aufwandschätzung im operativen Einkauf analysieren die Situation im Beispielunternehmen. Ein Synthese-Analyse-Verfahren führt dann zu einem Sollkonzept. Unter Berücksichtigung der Investitionskosten und des Implementierungsaufwands entwickelt sich daraus schließlich eine konkrete Integrationslösung zum Abbau von manuellen Datenerfassungsvorgängen. Anhand prognostizierter Einsparungen und konkreter Systemangebote zeigt die Kosten-Nutzen-Analyse, dass die Anzahl abgewickelter Transaktionen über den Erfolg eines Integrationssystems entscheidet. Organisatorische Faktoren, wie Standards oder das Lieferantenumfeld, üben demnach einen größeren Einfluss auf die elektronische Beschaffung aus als die technische Umsetzung.

Produktinformationen

    Format: PDF
    Kopierschutz: none
    Seitenzahl: 103
    Sprache: Deutsch
    ISBN: 9783836613613
    Verlag: Diplomica
    Größe: 946 kBytes
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Elektronischer Geschäftsverkehr im Mittelstand. Ein Praxisbeispiel von der Planung bis zur Investition

Kapitel 6.1, Auswahl einer Softwarelösung

Die Investitionskosten für eine E-Procurement-Lösung ergeben sich aus einem individuell verfassten Pflichtenheft. Meistens entwickelt ein Unternehmensberater oder IT-Dienstleister das Pflichtenheft, welches somit auf die individuellen Bedürfnisse eines Unternehmens zugeschnitten ist. Aufgrund der verschiedenartigen Geschäftsmodelle und Situationen innerhalb und außerhalb eines Unternehmens liegt es am Geschick des Beraters, wie genau dieser die Kosten einer Lösung prognostiziert. Eine Ausgabenabschätzung sollte dabei folgende Positionen ausweisen (siehe Tab. 6-1).Ungeachtet für welche Leistungsmerkmale sich ein Unternehmen bei der Auswahl einer E-Procurement-Lösung entscheidet, gilt es grundlegende Regeln für IT-Projekte zu beachten. Es ist sinnvoll, eine E-Procurement-Lösung schrittweise zu realisieren. Demnach sollten vorerst Teillösungen mit eingeschränktem Funktionsumfang angepackt werden, aus denen schnell Nutzen gezogen werden kann. Durch ein kurzes und übersichtliches Projekt kann der Erfolg schnell gemessen werden. Unzulänglichkeiten zeichnen sich unmittelbar ab und lassen sich direkt korrigieren. Wegen der bereichsübergreifenden Veränderungen ist es wichtig, dass die Unternehmensleitung das Vorhaben voll unterstützt. Alle von der Umstrukturierung Betroffenen sollten sich an den Maßnahmen beteiligen. Bisherige Erfahrungen zeigen, dass Einzelinitiativen aus den Fachabteilungen zumeist scheitern. Die Hauptverantwortung für das IT-Projekt sollte im eigenen Unternehmen verbleiben. Darüber hinaus empfiehlt es sich, die Unterstützung eines externen Beraters in Anspruch zu nehmen. Eine E-Procurement-Lösung ist nicht billig und eine schlechte Planung sowie unvorhersehbare Schwierigkeiten treiben den Preis weiter in die Höhe. Die Vorgehensweise bei der Auswahl der Lösung läuft in drei Phasen ab, der Bedarfsermittlung, der Marktübersicht und der Detailauswahl (s. Abb. 6-1).Während der Bedarfsermittlung werden Lösungskonzepte entworfen und in einem Anforderungskatalog festgehalten. Beim Vergleich mit dem auf dem Markt befindlichen Lösungen kommt es zu einem Wechselspiel zwischen Konzeption, Verwerfung und Korrektur. Nachdem die Ziele und Einsparungen einerseits mit der Machbarkeit und den Kosten andererseits abgeglichen sind, liegt ein Sollkonzept mit einer Liste relevanter Anbieter vor. Das Sollkonzept wird in der Detailauswahl weiter konkretisiert und letzten Endes realisiert.Bedarfsermittlung:

IST-Analyse der Katalogmaterial-Beschaffung: Das Einsparpotential im operativen Einkauf von maximal 20 Prozent des Arbeitsaufwandes für Katalogmaterial schränkt die Investitionsrahmen sehr ein. Um alle im Beschaffungsprozess involvierten Unternehmensbereiche zu berücksichtigen, bedarf es einer Strategie für ein ganzheitliches Konzept.Zum besseren Überblick skizziert die nachfolgende Grafik die bedeutendsten Informationsflüsse, die hinsichtlich der Beschaffung von Katalogmaterial zwischen den Unternehmensbereichen rund um den operativen Einkauf auftreten. Interne und externe Netze aber auch Papierdokumente wickeln den Informationsaustausch ab. Die Papierdokumente zwischen den Akteuren markieren die Medienbrüche (siehe Abb. 6-2).Der Bedarfsträger sucht das Standardmaterial im ERP-System oder einem der Kataloge, welche die Lieferanten als Papier oder CD-ROM verbreiten. Anschließend leitet er die Bedarfsanforderung entweder über einen Vorgesetzten oder direkt an den Einkauf weiter. Die Normung hält die Stammdaten auf den neusten Stand. Den Input dafür liefern Forschung und Entwicklung, Konstruktion oder der Einkauf. Der Einkauf selbst bündelt die Bedarfsanforderungen, konkretisiert die Spezifikationen, koordiniert und überwacht die

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