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Datenpflege im Einkauf Entdecken und aufzeigen, praxisgerecht korrigieren am Beispiel SAP R/3 von Schwalbach, Lutz (eBook)

  • Verlag: Books on Demand
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Datenpflege im Einkauf

Ziel und treibender Faktor der Beschäftigung mit dem Thema der Datenpflege im Einkauf sind das Aufzeigen von Risiken und die Auseinandersetzung mit dem Thema der Datenqualität. Nachweislich beschäftigen sich Unternehmen nicht mit der Qualität oder Parametrisierung ihrer IT Systeme und vertrauen auf die pauschalen Aussagen: Es läuft doch, was wollen Sie! oder Es wird schon ein Anderer verantwortlich sein. Ein geradezu merkwürdiges Verhalten. Der Disponent oder Einkäufer ist in der heutigen Zeit in den Einkaufstransaktionen auf einzelne Materialien ausgerichtet, nicht auf eine Datenpflege oder Zusammenwirkung. Eine solche Unsicherheit, verbunden mit der fehlenden Qualifikation der Einkäufer oder Zuständigkeit für die IT Systemeinstellungen und Parameter waren Motivation und Ansporn für den Autor, an einem Buch zur Datenpflege im Einkauf zu arbeiten. Das erste Kapitel dient der Einführung in das Problem und Aufgabenstellung der Datenpflege im Unternehmen sowie mit den Ausführungen über die methodische Vorgehensweise des Buchaufbaus, deren Abgrenzungen und Ziele der Datenqualität und Überwachung im Einkauf. Das zweite Kapitel dient der Vorbereitung der Datenpflege. Um mit der Datenpflege zu beginnen, muss der Datensammelplan vorliegen, welcher die Werte oder Parametereinstellungen ausweist, welche materialbezogen aus dem SAP System heruntergeladen werden müssen. Ein wichtiger Baustein der Datenanalyse ist die Gewichtung der Vielzahl an Daten. Insgesamt wurden 28 kritische Daten und Parameter erarbeitet, welche mit der methodischen Bewertung einer erweiterten FMEA Analyse bewertet wurden. Der praxisorientierte Schwerpunkt findet sich wesentlich im vierten Kapitel, mit der Durchführung der eigentlichen Datenpflege und Datenkorrektur im Einkauf. Die eigentlichen Erfolgsschlüssel stellen die drei Schwerpunkte dar. Zum einen die Durchführung der Datenanalyse anhand der 28 priorisierten Daten und Parameter. Die Top sechs Parameter der Gesamtauswahl lauten: Dispositionslosgröße, Mengenkontrakte, Plausibilitätsprüfungen, Prognosegenauigkeit, Lieferantenläger und Anfragen. Der Erstellung von automatischen Alerts. Der Programmierung von Plausibilitätsprüfungen zur Überwachung des laufenden SAP-Betriebs im Einkauf. Mit diesem Buch erhält der Leser einen Handlungsweg, welcher nicht allgemein die Datenqualität anspricht, sondern einem speziellen nachvollziehbaren Management-Exkurs für die Datenanalyse und Datenpflege im Einkauf ihres Unternehmens. Erststudium Allgemeiner Maschinenbau, Produktionstechnik. Berufsbegleitend Wirtschaftsingenieurwissenschaften und Erwerb des Master of Business Administration. 25 Jahre Berufserfahrung als Führungskraft im Einkauf und dem Supply Chain Management. Als Manager mit profit und loss Verantwortung deckt er ganzheitlich die materialwirtschaftlichen Belange eines Unternehmens von der Arbeitsvorbereitung, Disposition, Fertigungsplanung und -steuerung, Produktionsleitung, strategischem und operativem Einkauf, Qualitätswesen bis zur Sortimentspflege ab. Profunde Erfahrung im Lean Management, Six Sigma (black belt), Supply Chain Manager DLA, REFA, QMB, im interkulturellen Arbeiten und dem Projektmanagement. Geprägt aus den unterschiedlichsten Stationen seines Arbeitslebens formuliert er für sich die Arbeitsthese: Früher lag das Geld im Einkauf, heute im Prozess und Sie steuern den Prozess. Aktuell arbeitet er als Einkaufsleiter für den Technologie- und Weltmarktführer in der Pressen- und Umformtechnik, davor in national und international geprägten Unternehmen der Branchen Elektrotechnik, Baustoff, Handel und der Industrie. Besuchen Sie mich auf URL http:www.xing.com/de

Produktinformationen

    Format: ePUB
    Kopierschutz: watermark
    Seitenzahl: 128
    Sprache: Deutsch
    ISBN: 9783744851251
    Verlag: Books on Demand
    Größe: 6842kBytes
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Datenpflege im Einkauf

2. Die Vorbereitung der Datenpflege

2.1. Das Verständnis schaffen

Veränderung muss in die Köpfe und Herzen der Mitarbeiter gebracht werden. Ein Prozess, der seine Zeit braucht. Denn es heißt Veränderung und Anpassung, aber meint nicht verschlechtern. Es verunsichert nicht die Mitarbeiter, es macht sie stark und verbessert langfristig die Existenzbasis des Unternehmens und ihres Arbeitsplatzes.

Der kaufmännische Sachbearbeiter oder Facharbeiter in Deutschland ist dazu ideal ausgebildet. Hat er doch alle Abteilungen in einer Berufsausbildung durchlaufen und wurde in vielen Fachgebieten ausgebildet. Daher sind die Mitarbeiter häufig lernbereit, willig, offen und ehrlich im Umgang und man kann gemeinsam die Prozesse verbessern.

Die Voraussetzungen schafft man durch Information und Schulung. Die Veränderung empfinden Mitarbeiter erstmal als Bedrohung durch Ungewissheit. Hierzu helfen Informationsveranstaltungen des Managements sowie Erklärungen.

Abbildung 10: Verständnis schaffen

Zuerst ist die Frage nach dem Sinn und Zweck, das heißt, dem wirtschaftlichen rentablen Betrieb des Unternehmens und der Beschaffung mit geprüften Datenbeständen zu beantworten. Ist dieser Schritt als Türöffner vollzogen, müssen die Fragen nach dem "Wie" und der Auswirkung auf "Wen" beantwortet werden.

Die Phase der Aufklärung und Überzeugung ist hier nicht lang, so will doch jeder Mitarbeiter auf die Korrektheit der Daten vertrauen und fehlerfreie Arbeit leisten. Anschließend ist es wichtig, schnelle erste Erfolge verbesserter Daten oder gefundener Datenabweichung aufzuzeigen. Dies hat den Sinn, Multiplikatoren und Erfolgserlebnisse zu schaffen, um den Nachweis zu erbringen, auf dem richtigen Weg zu sein.

Der Erfolg stellt sich schnell über kleine Teilbereiche und Abschnitte ein. Langfristig ist aber deren Wirkung, dass die Datenstruktur des Unternehmens und die korrekte Beschaffung die Stellung am Markt umfassend erneuert.

Abbildung 11: Unser Motto zur Datenpflege
2.2. Der Durchführungsplan

Das Projekt Datenpflege im Einkauf als Ganzes wird von einem Projektleiter geleitet. Das Spektrum wird für den Firmenchef überschaubar, transparent und "kontrollfähig". Dem Projektansatz geben wir, aus der Sicht der alten Welt, hochgesteckte Projektziele und Vorgaben. Diese Vorgaben können lauten:

"85 Prozent Datensicherheit" oder
"weniger als fünf Beschaffungen pro Jahr mit mangelhafter Datenqualität".
Die Teilprojekte für sich können dezentral verlaufen und sind nicht zentral an den Ort der Erbringung gebunden. Das Projekt "Datenpflege im Einkauf" selbst durchläuft in der Erstellung die Phasen:

Konzeptionsphase = Systemanalyse aus dem Ist
Definitionsphase = Systemgrenzen und Soll-Leistung
Entwurf- und Realisierungsphase = Umsetzungsplanung, Controlling und Koordinierung zum Tun
Abbildung 12: Projektphasen der Arbeitsteilung im Einkauf

Nach Abschluss der Konzeptions- und Definitionsphase muss zwingend eine Projektdefinition schriftlich formuliert und freigegeben werden. Dies ist kein formaler Schritt, sondern die Erklärung des Managements zu einem Aufbruch in den neuen arbeitsteiligen Einkauf, hinter dem Sie fest stehen. Der Mitarbeiter erhält fixierte Informationen dazu, wie die Umsetzung erfolgen soll und erneuert sein Vertrauen in das Management.

"Ein Projekt wird als eine Aufgabenstellung verstanden, die durch die Merkmale Komplexität, zeitliche Befristung und relative Neuartigkeit gekennzeichnet ist. Zur Projektrealisierung müssen die Beteiligten in hohem Maß einen arbeitsteiligen Realisationsprozess im Hinblick auf das vorgegebene Endziel planen, steuern, koordinieren und kontrollieren" (Herten, Intern

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