Kommunikation im Projekt Schnell, effektiv und ergebnisorientiert informieren von Bohinc, Tomas (eBook)

Kommunikation im Projekt

2. Kommunikationsmanagement: die Kommunikation im Projekt organisieren

Wenn du es nicht geschafft hast, dich vorzubereiten,
bist du vorbereitet zu scheitern .

BENJAMIN FRANKLIN

Wäre es nicht perfekt, wenn jeder Stakeholder genau die Information bekommt, die er braucht, und nur diese? Und dazu noch in der Form, die er sich wünscht? Die Zufriedenheit mit Ihrem Projekt würde steigen. Es gäbe weniger Misstrauen, denn die Stakeholder könnten darauf vertrauen, dass sie gut informiert sind. All dies können Sie erreichen, wenn das Kommunikationsmanagement in Ihrem Projekt gut funktioniert.

In diesem Kapitel erhalten Sie Antworten auf die folgenden Fragen:

Wie funktioniert die Kommunikation im Projekt?

An wen richtet sich die Kommunikation?

Wer ist im Projekt für die Kommunikation zuständig?

Wie werden Informationen verteilt?
Kommunikationsprozesse: die Kommunikation im Projekt regeln

Kommunikationskanäle

Kommunikationsmanagement im Projekt ist eine herausfordernde Aufgabe. Und diese wächst mit der Größe des Projektes, denn je nach Größe gilt es, immer mehr Kommunikationskanäle zu managen: Ein kleines Projekt mit vier Stakeholdern hat sechs Kommunikationskanäle, ein Projekt mit 50 Stakeholdern schon 1225. Ihre Anzahl wird mit der folgenden Formel, in der n die Anzahl der Stakeholder bezeichnet, berechnet:

Anzahl der Kommunikationskanäle =

Diese Formel bedeutet, dass jedes einzelne Projektmitglied zu jedem anderen Projektmitglied einen Kommunikationskanal hat. Es gibt also von jedem einzelnen Projektmitglied ausgehend so viele Kommunikationskanäle, wie es andere Mitglieder im Projekt gibt. So kann schnell eine große Anzahl an Kommunikationskanälen entstehen.

Jetzt müssen Sie aber nicht erschrecken. Viele Kommunikationskanäle können Sie nämlich einfach zusammenfassen, weil nicht jedes Projektmitglied mit jeder Information individuell versorgt werden muss. Die Kunst besteht darin, die Kommunikationskanäle effektiv zusammenzufassen.

Projektkommunikation ist der Prozess, durch den alle am Projekt Beteiligten die für sie wichtigen Informationen bekommen. Sie bildet die Brücke zwischen allen, die einen Einfluss auf die Projektdurchführung oder das Projektergebnis haben.
Effektivität der Kommunikation

Die Kommunikation im Projekt ist dann effektiv, wenn die Informationen im richtigen Format zur richtigen Zeit zur richtigen Zielgruppe mit der beabsichtigten Wirkung übermittelt werden. Darüber hinaus zeichnet sich effektive Kommunikation auch dadurch aus, dass keine unnötigen Informationen übermittelt werden, sondern nur die, welche tatsächlich benötigt werden.

So berücksichtigen Sie die Einflussfaktoren der Kommunikation:

Wer benötigt welche Informationen?

Wer darf welche Informationen bekommen?

Wann werden die Informationen benötigt?

Welche Informationen müssen gespeichert werden?

Wie und für wen sind die gespeicherten Informationen zugänglich?

Müssen Zeitzonen, Sprachen oder kulturelle Einflussfaktoren berücksichtigt werden?

Abb. 5: Mit den Kommunikationsprozessen erhält jeder die richtige Infor